BİRİM SORUMLUSU/ÇALIŞANI GÖREV TANIMI :
1) Araç Lojistik Birimi İl Ambulans Servisi Çalışma Yönergesi’nin 5.Maddesi’nin m) fıkrası uyarınca İl Ambulans Servisi Başhekimliği bünyesinde bulunan tüm hizmet araçlarının (Tıbbi Cihazlarda dahil) arıza, kaza ve rutin olarak yapılması gereken bakım, onarım, tamir vs. durumlarından sorumlu olarak 7/24 çalışma usulüne göre oluşturulan birimdir.
2) Yedek ambulanslar ve hizmet araçları Araç Lojistik Birimi Nöbetçi Personellerinin zimmetinde olup, sevk ve idaresinden Araç Lojistik Birimi personelleri sorumludur. Nöbetçi personelin bilgisi dâhilinde hareket ettirilir.
3) Araç Lojistik Birimi Personelleri istasyonlardan teslim alınan yedek ambulanslar ile garajda konuşlandırılmış yedek araçların (özellikli ambulanslar dahil) haftada 1 (Bir) kez Çarşamba günleri kontrollerini yapar ve ASOS üzerinden Günlük Kalite Formlarını (Tıbbi Cihaz Formu-Oksijen Sistemine Ait Formlar-) düzenleyerek kaydını gerçekleştirir.
4) Kaza/arıza durumlarında istasyonlara verilecek yedek ambulansların, Ambulans Hizmetleri Yönetmeliği'nde belirtilen arka kabin içinde bulunan ilaç ve tıbbi-sarf malzeme hariç tüm demirbaş malzemelerin kontrolünü yapar, eksiklikleri giderir, tam bir biçimde faaliyete hazır olmasını sağlar.
5) 4 Yataklı, arazi ambulansı ve Obez-Yoğun Bakım ambulanslarının her an göreve hazır bulundurulmasından, araçlarda bulunan tıbbi cihazların kontrollerinden tespit edilen aksaklık ve arızaların Teknik Destek Tıbbi Cihaz ve Bilgi İşlem Birimi’ne Kaza/Arıza Bildirim Formu (Ek-2) ile bildirip cihazların takibini yapar. Bu ambulanslarda gerektiğinde Ambulans Yönetmeliği Ek-4’te belirtilen Tıbbi Malzeme ve ilaçların minimum stok seviyesinde bulundurulmasını sağlar.
6) Yedek ambulanslarda, gerekli formların (Ambulans teslim formu, Kaza kayıt formu, Kontrol formları) bulundurulmasını sağlar.
7) Başhekimlikte konuşlu tüm ambulansların yıl içinde aktif olarak vaka yapabilmesi için değişim, görevlendirme, sağlık tedbiri vb. durumlarda tüm yedek araçların kullanılmasını sağlar.
8) Ambulanslara ait günlük istatistikleri tutar (arıza,yedek araç, günlük takip formu) ve her nöbet sonunda What’sApp aracılığıyla Başhekim ve diğer sıralı amirlerle paylaşır.
9) İl içi il dışı ambulans görevlendirmeleri ve acil afet durumlarında kullanılmak üzere araçların malzemelerinin ve çantalarının hazırda bulundurarak depoda muhafaza edip, ayda 1 (Bir) defa miat ve sayılarını kontrolünün sağlanması ve kayıt altına alınması Araç Lojistik Birimi Personellerinin sorumluluğundadır.
10) Araçların tıbbi cihazlarının Kalibrasyon işlemleri ve takibi, muayene durumları ve EK-C’lerinin yaptırılması Araç Destek Birimi sorumluluğunda Araç Lojistik Birimi ile birlikte yürütülür.
11) Araç Lojistik Birimi’nce yapılması gereken yazışmaları Araç Destek Birimi’ndeki idari personeli yapar.
12) Ambulans arıza-kaza durumunda ASOS sistemindeki işlemlerin (Faal-Gayrifaal) yapılarak, bakım ve onarımların belirtilen yasal süre içinde yapılması için gerekli takip ve işlemleri yapar.
13) Arıza-Kaza sonrası bakım ve onarımı tamamlanan araçların proforma fatura belgelerinin ASOS sistemine yüklenmesinde Araç Lojistik Birimi personeli sorumlu olup, imzalı bakım onarım formu ile araç dosyasına arşivlenmesi Araç Destek Birimi Nöbetçi Personeli sorumluluğundadır.
14) Garantili ambulansların araç ön ve arka kabin arızalarını mail (yüklenici firmaya) olarak günlük nöbetçiler tarafından, yazı ile Araç Lojistik Birimi Sorumlusu tarafından aylık Bakanlığa bildirilir.
15) Araç Lojistik Birimi Nöbetçi Personeli kontroller sırasında arızası tespit edilen tıbbi cihazı, tutanak ile Teknik Destek Tıbbi Cihaz ve Bilgi İşlem Birimi çalışanına nöbet bitiminde teslimeder. Arızası tamamlanmış tıbbi cihazı aynı şekilde tıbbi cihaz biriminden tutanak ile teslim alıp, ekibe teslim eder. Ekipte yedek tıbbi cihaz varsa teslim alır.
16) Araç Lojistik Birimi nöbetçi personeli nöbeti teslim alan personele araçları devreder. (Arıza, eksiklik, olumsuzluk durumlarını ve nöbetinde tamamlanamayan iş ve işlemleri belirterek) Nöbeti, nöbetle ilgili bilgileri Nöbet Defterine yazıp imza altına alarak devreder.
17) Araç Lojistik Birimi Personeli araç parkındakonuşlandırılan tüm araçları, nöbeti devir alan personele teslim eder. Yedek ambulansların temizlik ve arka kabin şarj seviyelerini ekibe teslim etmeden önce ve haftada en az bir kez kontrol ederek Araç Destek Birimi ile birlikte şarj edilmesini sağlar.(Tıbbi cihazların şarj edilmesinden Araç Lojistik Birimi, araçların şarj edilmesinden Araç Destek Birimi sorumludur.)
18) Başhekimlikte konuşlanan ambulansların (özellikli ambulanslar dahil) yakıt ve oksijen dolum işlerinin Araç Destek Birimi tarafından yapılmasını sağlar.
19) Birim sorumlusu aylık nöbet listelerini hazırlar ve Acil Sağlık Otomasyon Sistemine nöbet girişlerini sağlar.
20) Yapılan iş ve işlemlerle ilgili istatistikleri oluşturur ve gerektiğinde ilgili birimlere/kurumlara sunar.
21) Birim Sorumlusu aynı zamanda kalite birim sorumlusu olarak kalite direktörlüğü ile koordineli bir şekilde çalışır.
22) Başhekimin verdiği diğer görevleri yürütür.
23) Tüm personel tarafından Sağlık Bakanlığı/İl Sağlık Müdürlüğü/İl Ambulans Servisi Başhekimliği tarafından gönderilen duyuru ve mesajlar okur ve okundu olarak işaretler ve kendisine ya da istasyona gönderilen duyuru veya mesaj içeriğinden sorumludur.
Ambulans Kazası/Arızası ve sonrasında yapacağı iş ve işlemler;
24) Destek hattına gelen kaza/arıza bildirimlerinin takip işlemlerine uygun olan iş ve işlemleri başlatır.
25) Ambulansın 2 (İki) saat içerisinde tamir ve onarımı yapılamayacaksa Ambulans Değişiminde Yapacağı İş ve İşlemler’e göre Ambulans Değişim Formu (Ek-1) doldurularak yedek araç ile değişimini yapar.
26) Ambulans tamir ve onarımı 2 (İki) saatin altında yapılabilecek ekip sayısı az olan ilçelerde (Çağlayancerit, Nurhak, Ekinözü, Ilıca,Tekir) ve Komuta Kontrol Merkezi’nin yoğunluk bildirdiği tüm ilçelerde tamir, onarım işi 2 (İki) saatin altında olsa dahi Ambulans Değişiminde Yapacağı İş ve İşlemler’e göre Ambulans Değişim Formu (Ek-1) doldurularak yedek araç ile değişimini yapar.
27) Ambulansın yıllık bakımı yapılacaksa Ambulans Değişiminde Yapacağı İş ve İşlemler’e göre Ambulans Değişim Formu (Ek-1) doldurularak yedek araç ile değişimini yapar.
28) Ambulans, Araç-Tıbbi Cihaz-Donanım Arıza/Kaza Tespit, Onarım ve Teslim Formu (Ek-2) doldurularak teslim alınır. Kaza/Arıza ile ilgili bilgiler doldurulduktan sonra aynı formla aracı Araç Destek Birimine teslim eder. ASOS üzerinden kazalı aracı gayri-faal duruma getirir.
29) Tamiri yapılan ambulansı Araç Destek Birimi’nden Araç-Tıbbi Cihaz-Donanım Arıza/Kaza Tespit, Onarım ve Teslim Formu (Ek-2) ile teslim alır, araç ASOS üzerinden faal duruma getirilir, araç ekibe verilecekse aracın tüm kontrolleri yapılarak Ambulans Değişim Formu (Ek-1) ve Araç-Tıbbi Cihaz-Donanım Arıza/Kaza Tespit, Onarım ve Teslim Formu (Ek-2) doldurarak ekibe teslim eder ve ASOS-Demirbaş Hareket Bölümü’nden ilgili ekibe tekrar tanımlanmasını sağlar. Geri alınan yedek araç ASOS-Demirbaş Hareket Bölümü’nden Başhekimliğe tanımlanır.
30) Arızalı araç Garanti kapsamında ise; ilgili firma ile yapılan sözleşme hükümlerine göre hareket edilir.Garantili Araç/Tıbbi Cihaz ve Diğer Donanım Arıza Bildirim Formu (Form-1) doldurulur.
31) Servise gidecek araçların (araç arıza, bakım, tıbbi cihaz arıza, bakım durumlarında) uygunluk durumunu Komuta Kontrol Merkezi ile iletişime geçerek sıraya koyar.
Tıbbi Cihaz arızası ve sonrasında yapacağı iş ve işlemler;
32) Destek hattına gelen arıza bildirimlerinin takip işlemlerine uygun olan iş ve işlemleri başlatır.
33) Cihaz onarımı yapılamayacaksa ve ambulans değişimi gerekiyorsa Araç Değişiminde Yapacağı İş ve İşlemler bölümündeki maddelere göre araç değişimini yapar.
34) Cihaz değişimi yapılacaksa Araç-Tıbbi Cihaz-Donanım Arıza/Kaza Tespit, Onarım ve Teslim Formu (Ek-2) doldurularak (Arızalı cihaz bilgileri ile yerine verilen cihaz bilgileri yazılarak) teslim alınır ve yerine yedek cihaz verilir.
35) Araç-Tıbbi Cihaz-Donanım Arıza/Kaza Tespit, Onarım ve Teslim Formu (Ek-2) doldurularak cihazı Teknik Destek Tıbbi Cihaz ve Bilgi İşlem Birimi’ne teslim eder.
36) Tamiri yapılan Cihaz Teknik Destek Tıbbi Cihaz ve Bilgi İşlem Birimi’nden Araç-Tıbbi Cihaz-Donanım Arıza/Kaza Tespit, Onarım ve Teslim Formu (Ek-2) ile teslim alır ve aynı formla ekibe teslim ederek verilen yedek cihazı da teslim alır.
37) Tıbbi cihazların bakım onarım sürecinin ve yüklenici firmanın sözleşme hükümlerine uygun hareket etmesinin kontrol ve takibini yapar.
38) Arızalı Tıbbi Cihaz veya Donanım Garanti kapsamında ise; ilgili firma ile yapılan sözleşme hükümlerine göre hareket edilir.Garantili Araç/Tıbbi Cihaz ve Diğer Donanım Arıza Bildirim Formu (Form-1) doldurulur.
Ambulans Değişiminde Yapacağı İş ve İşlemler;
39) Ambulans değişimi gerektiğinde yedek ambulansı teslim alan ekip kendi zimmetlerinde bulunan ambulansın içerisindeki tıbbi-sarf malzemelerini yedek ambulansa yerleştirir. Ambulans Teslim Formu Formu (Ek-1) düzenlenerek (ekip tarafından imzalanarak) yedek araç ekibe verilir ve arızalı/kazalı araç teslim alınır. (Değişim sırasında ekip personeli ve lojistik nöbetçisi araç başında olmalı ve değişim 15 dakikayı geçmemelidir.)
40) Ekibin asıl ambulansındaki arızanın giderilmesi sonrasında, değişimde kullanılan Ambulans Teslim Formu Formu’ndaki (Ek-1) bilgiler dikkate alınarak yedek araç eksiksiz ve temiz bir biçimde teslim alınır ve Ambulans Teslim Formu Formu (Ek-1) imzalanır. Form Araç Lojistik Birimi Nöbetçi Personeli tarafından arşivlenmek için alınır.
41) Değişim yapılan durumlardaki tüm ambulans hareketleri değişimlerin yapılmasının ardından Araç Lojistik Birimi Nöbetçisi tarafından ASOS-Demirbaş Hareket Bölümü’nden ambulans tanımlamaları yapılır.(Ekip-Ambulans eşleşmesi)