Mal Yönetmeliğinin 5. ve 6. Maddesinde Taşınır Kayıt Kontrol Yetkilisinin görevleri aşağıdaki şekilde tarif edilmiştir:
MADDE 5 –
(1)Harcama yetkilileri taşınırların etkili, ekonomik, verimli ve hukuka uygun olarak edinilmesinden, kullanılmasından, kontrolünden, kayıtlarının bu Yönetmelikte belirtilen esas ve usullere göre saydam ve erişilebilir şekilde tutulmasını sağlamaktan ve taşınır yönetim hesabını ilgili mercilere göndermekten sorumludur. Harcama yetkilileri taşınır kayıtlarının bu Yönetmelik hükümlerine uygun olarak tutulması ve taşınır yönetim hesabının ilgili mercilere gönderilmesi sorumluluğunu taşınır kayıt ve kontrol yetkilileri aracılığıyla yerine getirir.
(2)Harcama yetkilileri, taşınırlara ilişkin işlem ve kayıtların usule uygun olarak yapılıp yapılmadığını kontrol etmeye veya ettirmeye; kasıt, kusur veya ihmal sonucu kırılan, bozulan veya kaybolan taşınırların ilgililerden tazmini için gerekli işlemleri yapmaya veya yaptırmaya yetkilidir.
(3)Kamu idarelerine ait taşınırların muhafazası ile görevli olan veya kendilerine kullanılmak üzere taşınır teslim edilen kamu görevlileri bu taşınırları en iyi şekilde muhafaza etmek, gerekli bakım ve onarımlarını yapmak veya yaptırmak, veriliş amacına uygun bir şekilde kullanmak ve görevin sona ermesi veya görevden ayrılma halinde iade etmek zorundadırlar.
(4)Zimmetle teslim edilen dayanıklı taşınırlar, kullanıcıları tarafından başkasına devredilemez. Kullanıcılarının görevden ayrılması halinde söz konusu taşınırların ambara iade edilmesi zorunludur. Bu şekilde teslim yapılmadan personelin kurumla ilişiği kesilmez.
(5)Taşınırların muhafazasından ve yönetilmesinden sorumlu olanların, gerekli tedbirlerin alınmaması veya özenin gösterilmemesi nedeniyle taşınırın kullanılmaz hale gelmesi veya yok olması sonucunda sebep oldukları kamu zararları hakkında, 27.9.2006 tarihli ve 2006/11058 sayılı Bakanlar Kurulu Kararı ile yürürlüğe konulan Kamu Zararlarının Tahsiline İlişkin Usul ve Esaslar Hakkında Yönetmelik hükümleri uygulanır.
(6)Kullanılmak üzere kendilerine taşınır teslim edilen kamu görevlilerinin kasıt, kusur, ihmal veya tedbirsizlik ya da dikkatsizlikleri nedeniyle oluşan kamu zararı, değer tespit komisyonu tarafından tespit edilecek rayiç bedeli üzerinden, ilgili mevzuat hükümleri uygulanmak suretiyle tahsil edilir. Ortak kullanım alanına tahsis edilen dayanıklı taşınırlarda meydana gelen kamu zararı ise zararın oluşmasında kasıt, kusur ve ihmali olanlardan tahsil edilir.
(7)Taşınırların özelliğinden veya olağan kullanımından kaynaklanan yıpranma ile usulüne uygun olarak belirlenen firelerden dolayı sorumluluk aranmaz.
Taşınır kayıt yetkilileri ve taşınır kontrol yetkilileri
MADDE 6 –
(1) Taşınır kayıt yetkilileri, harcama yetkililerince, memuriyet veya çalışma unvanına bağlı kalmaksızın, taşınır kayıt ve işlemlerini bu Yönetmelikte belirtilen usule uygun şekilde yapabilecek bilgi ve niteliklere sahip personel arasından görevlendirilir. Dış temsilciliklerde taşınır kayıt yetkilileri misyon şefleri tarafından görevlendirilir. Taşınır işlemleri yoğun olan harcama birimlerinde birden fazla taşınır kayıt yetkilisi görevlendirilebilir. Kamu idarelerince ihtiyaç duyulması halinde birden fazla harcama biriminin taşınır kayıtları harcama birimleri itibarıyla ayrı ayrı tutulmak kaydıyla, bir taşınır kayıt yetkilisi tarafından yürütülebilir.
(2) Taşınır kontrol yetkilileri, harcama yetkililerince, taşınır kayıt yetkilisinin yapmış olduğu kayıt ve işlemleri kontrol etmek üzere yardımcılarından veya bunların bir alt kademesindeki yöneticileri arasından görevlendirilir. Personel yetersizliği nedeniyle taşınır kontrol yetkilisi görevlendirilemeyen harcama birimlerinde ise bu görev harcama yetkilisi tarafından yerine getirilir.
(3) Taşınır kontrol yetkilisi ile taşınır kayıt yetkilisi görevi aynı kişide birleşemez.
(4) Taşınır kayıt yetkililerinin görev ve sorumlulukları aşağıda belirtilmiştir.
a) Harcama birimince edinilen taşınırlardan muayene ve kabulü yapılanları cins ve niteliklerine göre sayarak, tartarak, ölçerek teslim almak, doğrudan tüketilmeyen ve kullanıma verilmeyen taşınırları sorumluluğundaki ambarlarda muhafaza etmek.
b) Muayene ve kabul işlemi hemen yapılamayan taşınırları kontrol ederek teslim almak, özellikleri nedeniyle kesin kabulleri belli bir dönem kullanıldıktan sonra yapılabilen sarf malzemeleri hariç olmak üzere, bunların kesin kabulü yapılmadan kullanıma verilmesini önlemek.
c) Taşınırların giriş ve çıkışına ilişkin kayıtları tutmak, bunlara ilişkin belge ve cetvelleri düzenlemek ve taşınır mal yönetim hesap cetvellerini istenilmesi halinde konsolide görevlisine göndermek.
ç) Tüketime veya kullanıma verilmesi uygun görülen taşınırları ilgililere teslim etmek.
d) Taşınırların yangına, ıslanmaya, bozulmaya, çalınmaya ve benzeri tehlikelere karşı korunması için gerekli tedbirleri almak ve alınmasını sağlamak.
e) Ambarda çalınma veya olağanüstü nedenlerden dolayı meydana gelen azalmaları harcama yetkilisine bildirmek.
f) Ambar sayımını ve stok kontrolünü yapmak, harcama yetkilisince belirlenen asgari stok seviyesinin altına düşen taşınırları harcama yetkilisine bildirmek.
g) Kullanımda bulunan dayanıklı taşınırları bulundukları yerde kontrol etmek, sayımlarını yapmak ve yaptırmak.
ğ) Harcama biriminin malzeme ihtiyaç planlamasının yapılmasına yardımcı olmak.
h) Kayıtlarını tuttuğu taşınırların yönetim hesabını hazırlamak ve harcama yetkilisine sunulmak üzere taşınır kontrol yetkilisine teslim etmek.
ı) Ambarlarında kasıt, kusur, ihmal veya tedbirsizlikleri nedeniyle meydana gelen kayıp ve noksanlıklardan sorumlu olmak.
i) Ambarlarını devir ve teslim etmeden, görevlerinden ayrılmamak.
(5) Taşınır kontrol yetkililerinin görev ve sorumlulukları aşağıda belirtilmiştir.
a) Taşınır kayıt ve işlemleri ile ilgili olarak düzenlenen belge ve cetvellerin mevzuata ve mali tablolara uygunluğunu kontrol etmek.
b) Harcama Birimi Taşınır Mal Yönetim Hesabı Cetvelini imzalayarak harcama yetkilisine sunmak.
(6) Taşınır kayıt yetkilileri ile taşınır kontrol yetkilileri, düzenledikleri ve imzaladıkları belge ve cetvellerin doğruluğundan harcama yetkilisine karşı birlikte sorumludur.
Ayniyat İle İlgili Yapılacaklar
- Bünyesinde bulunan yedek araçların istasyona verilmesi durumunda Demirbaş Hareketleri kısmından gerekli atamayı yapar.
- Yeni araç gelmesi durumunda Demirbaş tanımlama kısmından araçları sisteme tanımlar ve bu araçlara ait sigorta kasko bilgilerini sisteme yükleyerek sürekli güncel kalmasını sağlar
- İl Ambulans Servisi Başhekimliği ve bağlı istasyonlar da kayıtlı bulunan tüm araçların zorunlu trafik sigortası, kasko taleplerini yapar
- Bakanlıktan ve başhekimlikten gelen duyuruları takip eder ve konu hakkında gereğini yapar.
- Tüm personel tarafından Sağlık Bakanlığı/İl Sağlık Müdürlüğü/İl Ambulans Servisi Başhekimliği tarafından gönderilen duyuru ve mesajlar okunacak ve okundu olarak işaretlenecektir. Tüm personel kendisine ya da istasyona gönderilen duyuru veya mesaj içeriğinden sorumludur.
- İl Ambulans Servisi Başhekimliği ve bağlı istasyonlar da kayıtlı bulunan tüm araçlarda ve depoda bulunan demirbaş ve tıbbi cihazların envanter kaydını çıkarıp sisteme yükler ve sürekli güncel tutar.
- İl Ambulans Servisi Başhekimliği ve bağlı istasyonlara verilen yeni demirbaş ve tıbbi cihazların envanter kaydını çıkarıp sisteme yükler ve güncel tutar.
- İl Ambulans Servisi Başhekimliği ve bağlı istasyonlar da kayıtlı bulunan tüm araçlarda ve depoda bulunan demirbaş ve tıbbi cihazların kalibrasyon bilgilerini sisteme girer ve gerektiğinde kalibrasyon talebi oluşturur.
Depo Görevlilerinin ASOS’taki Görevleri;
- İl sağlık müdürlüğünden alınan ilaç ve sarf malzemelerin depoya girişini yapar.
- Depoda kaydı bulunan ilaç ve sarf malzemelerin son kullanma tarihlerini takip eder, miadi yaklaşan ilaçları atık deposuna atar ve değişimini yapar ve değiştirilen malzemelerin istasyon depolarına girişini sağlar.
- İstasyon depolarında ve araç depolarında bulunan ilaç ve sarf malzemelerin istasyon sorumlularınca takibinin yapılmasını sağlar, miadı geçen ve zayi ilaç ve malzemeler ile miadı yaklaşan vb. olanların ana depo atık deposuna atılmasını sağlar ve stok onayı verir.
- İstasyonların malzeme isteklerini değerlendirir ve verilecek malzemeler için stok onayı verir.
- İstasyonlarca değişimi yapılan malzemelerin takas-hibe girişinden giriş yapılmasını sağlar ve stok onayı verir.
- İstasyonlar için kritik seviye referansı oluşturmak ve istasyonlara min. Max ve kritik stok seviyelerini tanımlar.
- İstasyon nöbetçi ekiplerinin ilaç ve günlük sarf malzeme formlarını zamanında tam ve eksiksiz olarak sisteme girmesini sağlar ve uygun olanları onaylar.
- Tüm personel tarafından Sağlık Bakanlığı/İl Sağlık Müdürlüğü/İl Ambulans Servisi Başhekimliği tarafından gönderilen duyuru ve mesajlar okunacak ve okundu olarak işaretlenecektir. Tüm personel kendisine ya da istasyona gönderilen duyuru veya mesaj içeriğinden sorumludur.